HOJA DE TRABAJO CONTABLE

La hoja de trabajo u hoja-resumen

Es un borrador de trabajo utilizado por el contador, para dar sobre seguro y con análisis previo, los pasos preliminares para el cierre de los libros. Mediante este borrador se logra un bosquejo anticipado de los asientos de ajuste, del cálculo del costo de las ventas, del “estado de pérdidas y ganancias” y del “balance general”.

Se suele preparar en una hoja de análisis de 12 columnas mas la columna de detalles, en las cuales se recogerán los siguientes conceptos:

Las columnas de la hoja de trabajo

Columnas Contenido
1 Nombre de las cuentas (es la columna amplia de los detalles)
2 y 3 Balance de comprobación, con debe y haber
4 y 5 Asientos de ajuste, con debe y haber, para cargos y abonos
6 y 7 Balance ajustado, con debe y haber
8 y 9 Costo de las ventas, con debe y haber
10 y 11 Perdidas y ganancias, con egresos (debe) e ingresos (haber).
12 y 13 Balance general, con una columna para activos y la otra parte
para activos y capital.

Como todo informe de contabilidad, la hoja de trabajo debe comenzar con un encabezamiento que indique: nombre de la empresa, nombre del informe y fecha (o periodo) a que se refiere.

En la columna (1) se anotaran los nombres de las cuentas, en le mismo orden que aparezcan en el libro mayor general.

En las columnas (2) y (3) se escribirán los saldos de las cuentas, tomados también del libro mayor principal.

Al terminar de copiar las cuentas y sus saldos, se suman separadamente las columnas (2) y (3), debiendo obtenerse resultados iguales, como “Balance de Comprobación”.

Luego se procede a redactar los asientos de ajuste, basados en las informaciones obtenidas para los mismos. Una vez diseñado cada asiento de ajuste, se verificara sin las cuentas involucradas aparecen ya abiertas, para solamente abrir las que no existan. En la columna (4) se anotaran los cargos y en la (5) los abonos de dichos ajustes, precedidos de referencias cruzadas, que bien pueden ser letras o números correlativos.

Al terminarse de elaborar todos los ajustes, se sumarán las columnas (4) y (5), individualmente. Estas dos sumas deben totalizar iguales, como prueba de que en los asientos de ajuste se ha cumplido, con la ecuación fundamental del equilibrio de la contabilidad.

Luego se pasara a sumar algebraicamente el saldo de cada cuenta, con la partida de ajuste que pueda tener, para así preparar el “balance ajustado”. Dicho de otro modo: si alguna cuenta tiene saldo deudor en el balance de comprobación y un cargo en las columnas del ajuste, a su saldo se le sumara el referido ajuste. Igual ocurre si el saldo de la cuenta es acreedor y el ajuste es un abono.

En cambio, cuando el saldo de las cuentas es deudor y su ajuste es un abono, se restara la partida menor de la mayor, y la diferencia se colocara en la columna del balnce4 ajustado, que tenga la misma denominación de la columna donde se encuentra el minuendo de la resta. Igual proceder tiene lugar cuando el saldo de la cuenta sea acreedor y su ajuste un cargo.